Рекомендации по выбору архивных шкафов для документов

Каждая компания обязана на протяжении достаточно длительного срока хранить определенную документацию. Для выполнения этой задачи лучше всего применять специализированные архивные шкафы. По сравнению с классическими канцелярскими шкафами, для их изготовления используется листовая сталь, за счет чего обеспечивается сохранность хранящихся документов. Есть и несколько иных достоинств: внешняя эстетичность, долгий срок службы, нетребовательность в уходе.

Стальные архивные шкафы на самом деле применяются не только в архивах. Они также часто встречаются на производственных объектах, в библиотеках, лабораториях, обычных офисах, госучреждениях. Они могут использоваться везде, где необходимо длительное хранение всевозможных вещей. Архивный шкаф можно назвать своеобразным сейфом. Он не настолько защищенный, но более доступен в плане цены и очень вместительный.

Исходя из сферы использования, полки архивного шкафа могут быть наполнены подшивками бухгалтерской документации и контрактов, чертежами, каталогами, книгами, товарными образцами, канцелярскими принадлежностями, всевозможными расходными материалами или инструментами. В них можно хранить даже материальные ценности и деньги, поскольку шкафы оснащены достаточно надежными запирающими системами.

Классификация архивных шкафов

Сегодня имеется возможность заказать офисные шкафы для длительного хранения разнообразных видов и моделей.

Исходя из целей использования, принято выделять несколько категорий стальных архивных шкафов:

• традиционные архивные;
• для бухгалтерских документов;
• для картотек.

Отличие бухгалтерских решений от классических заключается в упрочненной конструкции и наличии усиленной передней части. Эти шкафы всегда оборудованы надежными замочными системами. Внутри зачастую также предусмотрен запираемый кассовый отсек.

Модели для картотек позволяют удобно систематизировать документацию высокой важности. Внутри них находятся не полки, а выдвигающиеся ящики. Количество последних, как правило, составляет 9-10 единиц. Ящики могут быть выполнены в разных размерах, соответственно, в них можно хранить как документацию в стандартном формате А4, так и любой другой.

Зависимо от особенностей конструкции, архивные офисные шкафы делятся на следующие виды:

• цельносварные;
• сборно-разборные.

Преимущество цельносварных заключается в более высокой прочности и надежности. Шкафы для бухгалтерских документов изготавливаются именно в такой конфигурации. Сборно-разборные проще складировать и перевозить. Шкаф можно разобрать, что позволяет легко перенести его в любое помещение, в том числе через узкие проходы. Собираются они, как правило, без особых сложностей, поэтому даже сами сотрудники смогут это сделать.

Существуют не только закрытые решения, на рынке также присутствуют стеллажи, полки которых являются всегда открытыми.

Существует три вариации подобных конструкций:

• стационарные;
• подвижные;
• мобильные.

Стационарные предназначены для постоянного нахождения в одном месте. Отличие подвижных заключается в возможности передвижения, для чего обычно используются специальные рельсы. Преимущество таких решений заключается в возможности получения доступа к определенным полкам, перемещая другие шкафы.

Стеллажи мобильного типа используются, как правило, исключительно в больших архивах. Они отличаются значительно более сложной конструкцией по сравнению с подвижными, соответственно, и цена у них намного выше. Их главное преимущество заключается в компактности, что позволяет максимально эффективно использовать имеющуюся площадь.

Как выбрать архивный шкаф?

В первую очередь необходимо понимать, для хранения каких вещей будет использоваться шкаф. Так, для документации в формате А4 отлично подойдет любая модель, отталкивайтесь от предпочитаемых размеров и стоимости. Если, помимо обычных документов, в шкафу будут храниться чертежи и большие карты, стоит смотреть в сторону более габаритных решений. Вещи больших размеров очень удобно хранить в шкафах с двумя створками без вертикальной внутренней перегородки.

В случае хранения наличных денежных средств или различных материальных ценностей, в том числе важной документации, стоит отдавать предпочтение бухгалтерским моделям. А самое идеальное решение – это шкаф, который оборудован встроенным трейзером. Последний представляет собой небольшой внутренний сейф.

Обратите внимание на количество полок. Многие шкафы оснащаются съемными полками, что предоставляет возможность при необходимости регулировать высоту. Но, есть и модели, где полки представляют собой часть конструкции, придающую жесткость и, соответственно, не могут быть демонтированы.

Важный критерий выбора – замочная система. Архивные шкафы могут быть оснащены замками различных уровней надежности. Если планируется хранить простые бумаги и канцелярские принадлежности, вполне достаточно обычного замка почтового типа. В случае хранения контрактов, бухгалтерской документации и личных дел сотрудников, желательно приобрести шкаф, оборудованный ригельным, а лучше – сувальдным замком. Это более дорогое решение, но и по надежности значительно выше.

Тип дверей тоже следует учитывать. Шкафы с простыми распашными дверцами пользуются популярностью за счет удобства в эксплуатации и бюджетной стоимости. Преимущество дверей купе заключается в компактности. Чтобы их открыть не нужно свободное пространство, что важно для небольших помещений.

Следующий фактор – окраска поверхности. Стальные шкафы покрываются специальными полимерными лакокрасочными материалами. Покрытие может быть матовым либо глянцевым. Глянец более дорогой, но и отличается лучшей устойчивостью к коррозионному воздействию.

Последнее, что следует предусмотреть – дополнительная комплектация. При необходимости шкафы можно оборудовать магнитными защелками, полками с разделителями, рамами для подвесных файлов, выдвижными ящичками и т. д.

Это основные критерии выбора офисных архивных шкафов, далее следует отталкиваться от стоимости и предпочитаемых производителей.